Partager un fichier Excel sans qu'on le modifie.

Vous envoyez un fichier Excel et vous voulez que la personne s'en serve sans le dérégler. Excel propose une demi-douzaine de réglages pour cela, aux noms trompeusement proches : protéger la feuille, protéger le classeur, lecture seule recommandée, marquer comme final, mot de passe de modification. Ils ne protègent pas du tout la même chose, et la plupart ne résistent pas à une personne un peu décidée.

D'abord : que voulez-vous protéger ?

La réponse change la méthode. En pratique, on cherche l'un de ces quatre objectifs :

• Éviter les accidents : qu'un collègue n'écrase pas une formule en tapant au mauvais endroit.
• Garder une seule version : que personne ne travaille sur une copie périmée.
• Cacher le fonctionnement : que le destinataire ne voie pas vos formules, vos coefficients ou vos marges.
• Laisser calculer sans laisser modifier : que le client puisse saisir ses propres valeurs et obtenir un résultat, sans toucher au reste.

Les réglages d'Excel couvrent bien le premier objectif, mal les trois autres. Voici pourquoi, méthode par méthode.

Protéger la feuille : efficace contre les accidents

C'est la méthode à connaître. Elle se fait en deux temps :

1. Sélectionnez les cellules que l'utilisateur doit pouvoir remplir, puis clic droit > Format de cellule > Protection, et décochez Verrouillée. Par défaut, toutes les cellules sont verrouillées, mais ce verrou n'agit qu'une fois la feuille protégée.
2. Allez dans Révision > Protéger la feuille, choisissez éventuellement un mot de passe, et laissez cochée uniquement l'option de sélectionner les cellules déverrouillées.

Résultat : la touche Tab passe d'une saisie à l'autre, et toute tentative de modifier une formule affiche un message d'avertissement. Pour un modèle de devis partagé en interne, c'est souvent suffisant.

« Protéger le classeur » (même menu) est encore plus limité : il empêche d'ajouter, supprimer, renommer ou afficher des feuilles, pas de modifier leur contenu.

Lecture seule, marquer comme final, mot de passe

Trois réglages voisins, souvent confondus :

• Marquer comme final (Fichier > Informations > Protéger le classeur) : un bandeau jaune invite à ne pas modifier. Un bouton « Modifier quand même » suffit à l'ignorer. C'est un panneau, pas une porte.
• Lecture seule recommandée et mot de passe pour la modification (Enregistrer sous > Outils > Options générales) : sans le mot de passe, le fichier s'ouvre en lecture seule. Mais « Enregistrer sous » produit une copie parfaitement modifiable. Vous protégez l'original, pas le contenu.
• Mot de passe pour l'ouverture (même fenêtre, ou Fichier > Informations > Chiffrer avec mot de passe) : cette fois, le fichier est réellement chiffré. Sans le mot de passe, rien n'est lisible. Avec, tout l'est. Utile pour un envoi confidentiel, inutile pour empêcher un destinataire légitime de modifier ou de voir les formules.

Le PDF : rien ne bouge, rien ne calcule

Exporter en PDF règle la question de la modification, et celle des formules, qui disparaissent. Mais le destinataire ne peut plus rien calculer. Parfait pour un devis chiffré envoyé au client, inutile pour une grille qu'il devrait appliquer à ses propres quantités.

Le partage en ligne : OneDrive, SharePoint, Google Sheets

Partager un lien au lieu d'une pièce jointe règle le problème des versions : tout le monde ouvre le même fichier. Avec un lien en lecture (« Peut afficher » chez Microsoft, « Lecteur » chez Google), le destinataire ne modifie rien.

• Il voit en général les formules en cliquant sur une cellule, ainsi que toutes les feuilles non masquées.
• Il peut souvent télécharger ou copier le fichier. Google Sheets permet de retirer l'option de téléchargement, d'impression et de copie pour les lecteurs ; chez Microsoft, le blocage du téléchargement existe pour certains comptes professionnels (OneDrive for Business, SharePoint). Vérifiez ce que votre abonnement permet.
• Il ne peut pas vraiment calculer avec ses propres valeurs : en lecture, il ne saisit rien. En modification, il peut tout changer.

C'est tout le dilemme : un tableur partagé est soit figé, soit ouvert. Il n'existe pas de réglage « tu peux changer ces trois cases et voir le résultat, rien d'autre, et sans garder de trace chez moi ».

Partager le calcul sans partager le fichier

Si votre vrai besoin est le quatrième (laisser calculer sans laisser modifier), la solution est de ne plus envoyer le tableur du tout. On envoie une application qui reprend le calcul : quelques champs à remplir, des résultats, et rien d'autre.

Ce que cela change concrètement :

• Pas de cellule à écraser. Les formules sont devenues du calcul : il n'y a plus rien à protéger.
• Pas d'onglet caché à découvrir. Seul ce que le calcul utilise est repris : une feuille de coûts qu'aucune formule n'appelle ne quitte pas votre poste. Votre fichier n'est d'ailleurs conservé nulle part.
• Une seule version. Le lien pointe toujours vers la dernière. Quand vos tarifs changent, vous redéposez le fichier : il est vérifié, puis remplace l'ancien à la même adresse.
• Des chiffres identiques. Avec xlify, chaque résultat de l'application a été comparé à la valeur d'Excel avant publication.

En résumé : quelle méthode pour quel besoin

• Un collègue de confiance, un risque d'erreur de frappe : protégez la feuille.
• Un document chiffré à transmettre tel quel : PDF.
• Un fichier confidentiel à faire voyager : chiffrement à l'ouverture, mot de passe communiqué par un autre canal.
• Une équipe qui travaille sur les mêmes données : fichier partagé en ligne, avec des droits de modification bien choisis.
• Des clients ou une équipe qui doivent faire le calcul eux-mêmes sans toucher au modèle : une application. Voir par exemple le cas du devis en ligne ou de la grille tarifaire.